The Road to EXCELER ~エクセラーへの道~
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月別アーカイブ: 2007年1月

「統合」で2つのエクセルシートの差分を見つける

マックの期間限定「メガマック」を食してみました。

写真では、えらいボリュームでジューシーそうなのに、実物はと言えば…
美味しそうな写真に期待を裏切られました。。
(-"-;)
テイクアウトにしたからかな…?

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次のような2つのシートがあるとします。
その相違点を探してみましょう。

Book1.xlsの[Sheet1]

Book2.xlsの[Sheet1]

"Vector"なんかで検索をかければ、エクセルのシート間の相違を見つけ出すプログラムが提供されていますが、そんなに大げさなことをする必要は無く、「統合」の機能を使ってやってみます。

Book2.xlsのシート内の数値の符号をいったん全部逆にし、Book1.xlsのシートと統合すれば、差分が数値となって現れてくるはずです。当然ですが、同じデータだった場合はゼロが現れるはずです。

(1)Book2.xlsのデータをすべて「形式を選択して貼り付け(S)」の「減算」で空のシートに貼り付ける。(これで符号がすべて逆になります。)

(2)Book1.xlsのシートと(1)で作成したシート間で「統合」。

(3)B2セルに、vlookup関数でSheet1から名前を持って来る。

詳細は次のPDFに譲ることとして、この手順で最終的にゼロ以外の部分が相違点になります。プラスで表示されるのが、なくなっているデータ,マイナス、あるいは#N/Aとして表示されるのが追加されているデータということになります。

途中「統合の設定」ウィンドウで、「統合元データとリンクする」にチェックを入れれば、元データも確認できますよ。

<<ガイドシートURL>>
http://www.tcat.ne.jp/~ryu/PLE/Shukei/56.pdf

2つのエクセルシートの差分を見つける

ちょくちょく使うマンガ&インターネットCafeです。

最近のネットカフェは小ぎれいな個室が完備されていていいですね。

女性の利用者も結構いますし、"オタクのオンラインゲーム場所"という暗いイメージはもう古いようで。。
ビリヤードやダーツ、卓球台にとどまらず、シャワーまで完備のところまであるらしく、なんだかよくわからない空間に進化しつつありますね。。
(・_・;)

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さて、ここで問題です。

取引先から、または関連会社からメール添付で大きなエクセルファイルが送られてきました。数値データが並んでいます。

あなたはそのデータを用いて資料を作成していましたが、しばらくして、「失礼しました。先ほど送ったファイルにはいくつか間違いがあったため 破棄していただき、こちらのデータをお使いください。…」とよく似た新しいファイルが再度送られてきました。
一から作業をやり直すより、違っている数字を見つけてそれに関連するところだけ修正した方が速そうですが、相違点にはまったく言及されていません。確認しようと電話をかけても担当者につながりません。時間はどんどん過ぎていきます。さて、あなたはどうやって相違点を見つけますか?並べ替え?vlookup?
2つのファイルの差分を見つける方法をいくつか紹介していきたいと思います。

"エクセルを活用する"とは

今日はすごい強風でしたねぇ。駅前に止めてある大量の自転車がほとんどなぎ倒されていて、なかなか壮絶な光景でした。。

皆さんの会社(学校?)はもうスタートしましたか?私のところは4日が仕事始めで、正月ボケも戻らないまま4日、5日の2日間を過ごしてしまいました。エンジンがかかるまで、エクセルを効果的に使ってサッサと仕事を片付けて早帰りを目指しましょう!

さて、昨年5月から80回近く書いてきましたが、エクセルの操作としてはこれら(特にPDFをつけた部分)をおさえておけば、充分ビジネスシーンにおいて太刀打ちできることと思います。

しかし、本当にエクセルを活用するためには、エクセルで何ができるかを知っているだけでは不十分です。私は複数の会社で管理系部門のマネージャーを経験し、マイクロソフトの資格を持った人の(エクセルでの)仕事のやり方も見てきましたが、知識や機能としてはいっぱい知っている人であっても、効果的にそれらを使って仕事を進めている人はごくわずかです。ビジネスでエクセルを活用するためには、専門知識や機能をたくさん知っていたり、操作能力に秀でるよりも、基本知識をどういうふうに組み合わせてアウトプットを出すかを意識し、それらをうまく手順化するスキルの方が大切なのです。

…ということで、今後はそちらの観点から活用例を示していきたいと思います。「もっとうまいやり方を知ってるよ!」という方はどんどんご意見をいただければ、と思います。

本年もどうぞよろしくお願いいたします。

m(u_u)m

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