The Road to EXCELER ~エクセラーへの道~
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利用方法

"エクセルを活用"して業務効率を最大化する(2)

「寿し常」です。

チリンチリン!という鐘の音とともに、大きな生け簀から魚を取って目の前ですぐに捌いてくれます。
一貫180円均一という良心的な値段でおいしい寿司が食べれるので、早めに行かないと行列に並ばされてしまいます。

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前回からの続きですが、例えば、この前「コピーと切り取りで連結式をコントロール」する方法を書きました
が、通常、市販の本では、連結式をコントロールするには、[編集(E)]→[リンクの設定(K)] からの一連の流れを解説しています。また、コピペの方法や切り取りの方法も解説されますが、それらはバラバラに解説されるので、コピペで連結式をイジろうとはなかなか思いません。それを発見するのは、結局のところ、自分でいろいろと使っているうちに気付いたり、あるいは人から教えてもらったり、という"行き当たりばったり"に頼るしかありません。

電車の話で例えると、「どこそこのURLに飛んで最寄りの駅の始点と終点をこうやって入力すれば経路探索できますよ」ということは本を読んでわかっても、「○○線はよく止まる」とか、「△△線は×時~×時の間はよく遅れる」とかいう情報の入手は、結局自分で何とかするしか無い状況です。

その結果、日頃いろいろと自分でエクセルを使っているうちになんとなく習慣化したやり方が定着し、うまい方法で習慣化した人とそうでない方法で習慣化した人との生産性格差が大きくなってしまうのです。

このブログでは、できるだけ私自身の経験や、過去に発行していたメルマガ、あるいはこのブログを通しての質問や情報提供を全部加味して、ビジネスの場面で本当に効果的にエクセルを活用するためにはどういう視点で使っていけば良いのかを、実例を通して把握していただこうとしています。(そういった意味で、エクセルを触ったことがない方や、すでにバリバリ使いこなしている方は対象外と言っています。)
今後とも、皆さまのご意見・ご質問等、お待ちしております。

"エクセルを活用"して業務効率を最大化する

経路探索画面↓(結果が必ずしも最適とは限らない)

前回電車の話をしましたが、要は自分がいつも採用しているやり方は最適な方法とは限りません。

これは普段の生活におけるこまごまとした用事だけではなく、仕事においても同様のことが言えます。
もしかすると、最適な方法でやれば10分で終わる仕事を何時間もかけてやっているかも知れません。
特に最近はITの活用が進み、どんな業務をするにも何らかのシステムを使わないとできない場合が多く、それをうまく使いこなせる人と使いこなせない人との生産性格差は広がる一方です。

エクセルをこういうシステムと同列に扱っていいかどうかはわかりませんが、一日の業務の中でエクセルを開いている時間が長い方(特に管理系部門のスタッフ層はほとんどそうだと思います)は、その使い方によって同様のことが起こっているに違いありません。

ところが、市販の本を読んだだけではこの状況は改善されません。なぜなら、現在ごまんとあるエクセル本は、エクセルの機能の解説にフォーカスされたものがほとんどで、実際のビジネスシーンでそういった機能をどう活用したら良いかを教えてくれないからです。

"エクセルを活用する"とは

今日はすごい強風でしたねぇ。駅前に止めてある大量の自転車がほとんどなぎ倒されていて、なかなか壮絶な光景でした。。

皆さんの会社(学校?)はもうスタートしましたか?私のところは4日が仕事始めで、正月ボケも戻らないまま4日、5日の2日間を過ごしてしまいました。エンジンがかかるまで、エクセルを効果的に使ってサッサと仕事を片付けて早帰りを目指しましょう!

さて、昨年5月から80回近く書いてきましたが、エクセルの操作としてはこれら(特にPDFをつけた部分)をおさえておけば、充分ビジネスシーンにおいて太刀打ちできることと思います。

しかし、本当にエクセルを活用するためには、エクセルで何ができるかを知っているだけでは不十分です。私は複数の会社で管理系部門のマネージャーを経験し、マイクロソフトの資格を持った人の(エクセルでの)仕事のやり方も見てきましたが、知識や機能としてはいっぱい知っている人であっても、効果的にそれらを使って仕事を進めている人はごくわずかです。ビジネスでエクセルを活用するためには、専門知識や機能をたくさん知っていたり、操作能力に秀でるよりも、基本知識をどういうふうに組み合わせてアウトプットを出すかを意識し、それらをうまく手順化するスキルの方が大切なのです。

…ということで、今後はそちらの観点から活用例を示していきたいと思います。「もっとうまいやり方を知ってるよ!」という方はどんどんご意見をいただければ、と思います。

本年もどうぞよろしくお願いいたします。

m(u_u)m

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