テキスト形式の文章をセルに割り付ける

下の例のようなカンマ区切りのテキストデータをセルにうまく表示したい場合、

例．
,本社,A支店,B支店,C支店
売上,900,500,200,200
経費,400,300,100,50

以下の手順でEXCEL上できれいに表示されます。

(1)「例」のデータをすべて選択し、マウスを選択範囲の上で右クリックし、[コピー]を選択。

(2)エクセルを立ち上げ、Sheet1のA1セルを選択し、[編集(E)]→[貼り付け(P)]。

(3)そのまま、[データ(D)]－[区切り位置(E)]。

(4)「区切り位置指定ウィザード1/3」のウィンドウが出てくるので、「カンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ」にチェックし、[次へ]をクリック。

(5)「区切り位置指定ウィザード2/3」のウィンドウが出てくるので、「区切り文字」で「カンマ(C)」にチェックし、[次へ]をクリック。

(6)「区切り位置指定ウィザード3/3」のウィンドウが出てくるので、「列のデータ形式」を「G/標準」にして[完了]をクリック。

カンマ以外の文字(例えば日付のように「/」etc.)で区切られている場合は、手順(7)で、「その他(O):」にチェックし、そのすぐ右隣の空白にその区切り文字(この例であれば「/」)を入力して[次へ]をクリック。後は同様に進めればOKです。

実際のビジネスシーンでよくあるのは、一つのセルに入った名前データを、姓と名に分解するときにこの機能を応用します。例えば、一つのセルに「山田太郎」と入っていて、「山田」と「太郎」を別々のセルに分けて入れる必要性があったとします。

このような場合は、上の手順(4)で、「スペースによって右または左に揃えられた固定長フィールドのデータ」にチェックし、[次へ]をクリックします。

次の、「区切り位置指定ウィザード2/3」ウィンドウの「データのプレビュー(P)」で「山田」と「太郎」の間をクリックし、その切れ目にうまく「↑」が入ったら [次へ]をクリック。次でそのまま[完了]とします。

これで、「山田」と「太郎」が別々のセルに割り付けられます。

姓の漢字数が異なる複数データを扱うときは、この操作の後で手動で修正していくしかありませんが。。

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